Совещания могут быть продуктивными, но могут и превратиться в постоянную или даже хроническую головную боль.

Заблаговременное планирование совещаний — первый ключ к тому, чтобы проводить их с минимальной эффективностью. Кроме того, до начала совещания необходимо идеально составить его повестку, чтобы в ней были четко указаны темы для обсуждения и время, отведенное на каждую тему. Заранее поделитесь этой повесткой с участниками, чтобы они могли должным образом подготовиться к встрече и внести в нее значимый вклад.

Наличие определенного плана позволяет максимально эффективно использовать время каждого, избежать рассеивания дискуссии на не относящиеся к делу темы и действительно демонстрирует уважение ко времени каждого, поэтому такая практика должна быть абсолютно нормальной и принятой в деловой культуре.

Но кроме того, во время встречи важно сохранять фокус на целях, обозначенных в повестке дня. Эффективно направляйте разговор и не допускайте отклонения от основной темы или перенаправляйте его в случае значительного отклонения. Если возникают не относящиеся к делу темы, отметьте их для обсуждения в другое время, которое вполне может быть в конце повестки дня или в другой день, и продолжайте вести совещание в соответствии с запланированной повесткой дня до его завершения.

Четко распределите роли между участниками, чтобы обеспечить равный вклад каждого и соблюдение сроков по каждому пункту повестки дня. Соблюдение дисциплины и структуры позволяет максимально эффективно использовать время каждого и добиваться более эффективных результатов.

И наконец… каждый участник должен вести записи на совещании. Собрание людей, на котором никто не делает заметок и ничего не записывает, говорит о вашей деловой культуре очень плохо. И естественно, кому-то должна быть поручена задача по составлению записей или протоколов совещания и отправке выводов всем участникам.