Ocurre a menudo en los niveles de liderazgo, pero en realidad a todos los niveles una eficaz gestión de la comunicación es algo fundamental para maximizar la productividad diaria y minimizar las distracciones.
Las aplicaciones de mensajería, los correos electrónicos, las llamadas, las notificaciones o las redes sociales, son auténticos ladrones de tiempo, y una permanente fuente de distracciones que finalmente tiene un impacto bastante grande en nuestra jornada diaria, porque al final del día el tiempo que les hemos dedicado es una suma realmente catastrófica. En el fondo, muchas veces sólo están ahí precisamente para eso. Para distraerte y que pierdas el foco y la concentración en lo que estás haciendo.
Para luchar contra esto existe una estrategia clave, que consiste en establecer tiempos específicos para revisar correos electrónicos y atender llamadas, en lugar de responder de manera inmediata a cada notificación. Algo muy simple, si bien no es siempre tan sencillo. Pero es cuestión de acostumbrarse uno y acostumbrar también a los demás a que podamos estar ocupados en otra cosa. Así que si establecemos esa práctica, evitaremos ser inundados por las comunicaciones, y podremos dedicar tiempo de manera más eficiente a otras tareas importantes que nos traigamos entre manos.
No nos vamos a engañar. A veces, hay que ser duro con uno mismo y con otros, para poder entrar en esta dinámica exitosamente. Pero ciertamente, forma parte de las estrategias relacionadas con establecer límites de tiempo y límites de disponibilidad, así como de las estrategias de priorizar las tareas, incluidas las de comunicación y poder organizarlas o atenderlas según su grado de importancia y urgencia.
Con respecto al correo electrónico, siempre podemos (y debemos) utilizar filtros de correo electrónico y sistemas de priorización que nos ayuden a identificar rápidamente cuáles son los mensajes importantes que deben ser atendidos de manera adecuada en tiempo y forma, mientras que se relegan o postergan los menos importantes para que puedan ser atendidos más tarde.
Al gestionar nuestras comunicaciones de manera proactiva e inteligente para que no se conviertan en distracciones, podremos mantener el ritmo con los asuntos críticos sin que otros asuntos nos saquen de nuestra concentración y nos hagan perder eficacia y tiempo.
Cabe notar que los directivos raramente atienden las comunicaciones ellos mismos, estableciendo un protocolo de secretariado que filtra precisamente qué asuntos son de atención prioritaria y le deben ser remitidos o qué otros asuntos no deben interrumpir su actividad y quedan bajo el protocolo de actuación de su secretaria o de su asistente personal.
En cualquiera de los casos, el objetivo de una buena gestión de comunicaciones es evitar ser inundados por la comunicación diaria para poder mantener un adecuado flujo de trabajo y un equilibrio saludable entre la disponibilidad y la eficiencia, y por qué no decirlo… preservar la salud mental.
