Las reuniones pueden ser productivas, pero también se pueden convertir en un dolor de cabeza periódico o incluso crónico.

Planificar con antelación tus reuniones es la primera clave para poderlas llevar a cabo de una forma mínimamente eficiente. Pero además, antes del momento de la reunión, debe estar perfectamente establecida la agenda de la misma de tal forma que incluya claramente los temas a tratar y el tiempo asignado a cada tema. Comparte esta agenda con los participantes con anticipación suficiente para que puedan prepararse adecuadamente la reunión y contribuir de manera significativa a la misma.

Tener un plan definido maximiza el tiempo de todos, evita la dispersión de la discusión en temas irrelevantes, y realmente muestra respeto por el tiempo de cada uno, así que es una práctica que debería estar perfectamente normalizada y asumida en la cultura empresarial.

Pero además, durante la reunión, es importante mantener el enfoque en los objetivos establecidos en la agenda. Dirige la conversación de manera eficiente y evita desviarte del tema principal, o redirígelo si se produce un desvío significativo. Si surgen temas no relacionados, anótalos para discutirlos en otro momento, que bien puede ser al final de la agenda de la reunión u otro día, y mantén la reunión en curso con su agenda prevista hasta su finalización.

Asigna roles claros a los participantes para garantizar que todos contribuyan de manera equitativa y que se cumplan los plazos establecidos para cada tema a tratar. Al mantener la disciplina y la estructura, se aprovecha al máximo el tiempo de todos y se logran resultados más efectivos.

Por último… cada participante debería tomar notas en la reunión. Una reunión de gente en la que nadie toma notas de nada ni escribe nada, habla muy mal de su cultura empresarial. Y naturalmente, alguien debe tener el cometido asignado de escribir unas notas de la reunión o levantar acta de la misma y enviar las conclusiones a todos los participantes.