Часто это происходит на уровне руководителей, но на самом деле на всех уровнях эффективное управление коммуникациями необходимо для того, чтобы максимизировать ежедневную продуктивность и минимизировать отвлекающие факторы.
Приложения для обмена сообщениями, электронная почта, звонки, уведомления или социальные сети — это настоящие похитители времени и постоянный источник отвлекающих факторов, которые в конечном итоге оказывают огромное влияние на наш день, потому что в конце дня время, которое мы потратили на них, составляет поистине катастрофическую сумму. В конце концов, они часто существуют только для того, чтобы делать именно это. Чтобы отвлечь вас и заставить потерять фокус и концентрацию на том, что вы делаете.
Для борьбы с этим существует ключевая стратегия: установите определенное время для проверки электронной почты и принятия звонков, а не отвечайте сразу на каждое уведомление. Это просто, если не всегда так просто. Но нужно привыкнуть к этому и приучить других к тому, что мы можем быть заняты чем-то другим. Если мы внедрим эту практику, то избежим наплыва сообщений и сможем более эффективно посвящать время другим важным задачам.
Давайте не будем обманывать себя. Иногда вам придется быть строгими к себе и другим, чтобы успешно участвовать в этой динамике. Но это, безусловно, часть стратегий, связанных с установлением лимитов времени и лимитов доступности, а также стратегий приоритизации задач, в том числе коммуникационных, и умения организовывать их или заниматься ими в зависимости от степени важности и срочности.
Что касается электронной почты, то мы всегда можем (и должны) использовать фильтры электронной почты и системы расстановки приоритетов, которые помогут нам быстро определить, какие важные сообщения необходимо рассмотреть своевременно и надлежащим образом, а менее важные отложить, чтобы заняться ими позже.
Проактивно и разумно управляя коммуникациями, чтобы они не отвлекали, мы сможем успевать решать важные вопросы, не отвлекаясь на другие проблемы и не теряя эффективности и времени.
Стоит отметить, что руководители редко сами занимаются коммуникациями, устанавливая секретарский протокол, который точно определяет, какие вопросы являются приоритетными и должны быть переданы им, или какие другие вопросы не должны отвлекать их от работы и переходят в ведение их секретаря или личного помощника.
В любом случае, цель правильного управления коммуникациями — избежать завалов ежедневного общения, чтобы поддерживать правильный рабочий процесс и здоровый баланс между доступностью и эффективностью, и, почему бы не сказать об этом… чтобы сохранить психическое здоровье.
